Aviso de Privacidad y Tratamiento de Datos — Asistente Sofia

Última actualización: 7 de octubre de 2026 · Versión: v2-2026-09

Este aviso explica cómo se tratan sus datos cuando usted se comunica por WhatsApp con una clínica que utiliza el asistente virtual Sofia. Le recomendamos leerlo antes de continuar la conversación.

Si usted es médico o trabaja en una clínica y escribe a NexoMed para conocer el servicio, vea la sección 14.

1. Quién trata sus datos

• Responsable: la clínica o el/la profesional de la salud que usted contactó por WhatsApp ("la clínica"), quien decide para qué se usan sus datos.
• Encargado: NexoMed, que opera el asistente virtual "Sofia" por cuenta y bajo instrucciones de la clínica.

Como este aviso es común a todas las clínicas que usan Sofia, la clínica responsable es aquella cuyo número de WhatsApp usted escribió.

2. Sofia es un asistente automatizado

Sofia es un asistente virtual automatizado (un programa de computadora con inteligencia artificial); no es una persona. Sofia atiende su mensaje, agenda su cita y le responde de forma automática. Si en algún momento prefiere hablar con una persona de la clínica, puede escribir AGENTE o llamar directamente a la clínica.

3. Qué datos tratamos

Cuando usted escribe a la clínica por WhatsApp, tratamos:

• su número de teléfono/WhatsApp y su nombre de perfil de WhatsApp;
• el nombre del paciente y la edad que usted proporcione;
• el contenido de sus mensajes, incluidas las notas de voz;
• los datos de la cita (fecha, hora, médico);
• Motivo de consulta: lo que usted describa sobre sus molestias o el motivo de su visita. Sofia lo resume en una o dos líneas y sugiere el tipo de consulta para que la clínica y el médico lo revisen antes de su cita. Sofia no da diagnósticos ni consejos médicos.
• Ubicación elegida: la sede de la clínica donde se agenda su cita.

Sus notas de voz se convierten a texto para poder atenderle; se conserva la transcripción y el archivo de audio no se almacena.

El motivo de consulta puede incluir datos de salud. Los datos de salud son datos sensibles y se tratan con especial cuidado y de forma confidencial.

4. Para qué usamos sus datos (finalidad)

Únicamente para: atender su solicitud, agendar y gestionar su cita, enviarle recordatorios, cuando la clínica los tenga activos, y comunicarnos con usted sobre su atención en la clínica. No usamos sus datos con fines publicitarios ni los vendemos.

5. Base del tratamiento

Su consentimiento, que usted otorga al inicio de la conversación al tocar el botón "Acepto" o responder "SÍ". Ese consentimiento queda registrado. Puede retirarlo en cualquier momento (ver §8).

Registramos la fecha, la forma (botón "Acepto" o respuesta escrita) y la versión del mensaje de autorización que usted aceptó. Ese registro no contiene su nombre ni sus mensajes y se conserva aun si sus datos se eliminan, como constancia de su autorización.

6. Proveedores que nos apoyan (subencargados)

Para prestar el servicio, sus datos son procesados por los siguientes proveedores tecnológicos, que actúan como subencargados y únicamente para las finalidades de §4:

• Meta Platforms (WhatsApp): transporte y recepción de los mensajes.
• NexoMed: operación del asistente Sofia.
• Google (Vertex AI / Gemini): el modelo de inteligencia artificial que interpreta sus mensajes, transcribe sus notas de voz y genera las respuestas de Sofia.
• Google (Google Calendar): registro de la cita en la agenda del médico.
• Cal.com: gestión de la reserva y de la disponibilidad. Usted no recibe mensajes ni SMS de Cal.com.
• Supabase: almacenamiento de los datos.

Algunos de estos proveedores pueden procesar o almacenar datos en servidores fuera de Guatemala (por ejemplo, en Estados Unidos u otros países). No compartimos sus datos con terceros ajenos a la prestación de este servicio.

7. Confidencialidad médica

La información de su consulta está amparada por el secreto profesional médico que la ley impone a la clínica y a el/la profesional de la salud (Código de Salud, Decreto 90-97, artículos 6 y 55). NexoMed y los proveedores mencionados tratan esa información de forma confidencial y solo para las finalidades de este aviso.

8. Sus derechos y cómo ejercerlos

Usted puede acceder a sus datos, rectificarlos y oponerse a su tratamiento. Para ejercer cualquiera de estos derechos, contacte a la clínica o escriba a NexoMed a privacidad@nexomed.com.gt.

Para solicitar la eliminación de sus datos puede escribir en cualquier momento por este mismo WhatsApp: BORRAR MIS DATOS (aunque no haya autorizado el tratamiento), o contactar a la clínica por teléfono o en persona. La clínica revisa la solicitud y la ejecuta: se borran su nombre, su número y el contenido de sus mensajes, notas de voz y resúmenes; los registros de citas se conservan sin datos que lo identifiquen, para fines estadísticos y de cumplimiento. Si la clínica debe conservar su expediente clínico por obligación legal, se lo informará. Las reservas futuras se cancelan, pero los registros de reserva en el calendario de la clínica (Cal.com y cualquier calendario conectado a él), incluidas las reservas canceladas, pueden conservar su nombre y un identificador técnico, que la clínica elimina manualmente.

Para dejar de recibir mensajes por WhatsApp: escriba BAJA en la conversación. Al hacerlo, dejaremos de enviarle mensajes por este medio, incluidos los recordatorios cuando la clínica los tenga activos. Si más adelante nos escribe de nuevo, podremos volver a atenderle.

Tenga en cuenta que escribir BAJA detiene los mensajes, pero no elimina por sí solo sus datos. Si desea que se eliminen sus datos, solicítelo a la clínica o a NexoMed por los medios indicados arriba. Aun así, la clínica podrá conservar la información que la ley le obligue a mantener (por ejemplo, el expediente clínico).

9. Conservación

Conservamos sus datos mientras la clínica sea cliente de NexoMed y hasta 1 año después de que termine su contrato con NexoMed; luego se eliminan o anonimizan, salvo que la ley exija conservarlos por más tiempo (por ejemplo, el expediente clínico que la clínica debe mantener). Esto no limita su derecho a pedir la eliminación antes (ver §8).

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger sus datos, como acceso restringido y cifrado de los mensajes en tránsito. Ningún sistema es completamente infalible, pero trabajamos para reducir los riesgos y proteger su información.

11. Menores de edad

Si el paciente es menor de edad, la cita debe gestionarla su madre, padre o tutor, quien otorga el consentimiento en su nombre.

12. Dudas y reclamaciones

Si tiene dudas sobre este aviso, o considera que sus datos no se han tratado adecuadamente, puede comunicarlo a la clínica o a NexoMed a privacidad@nexomed.com.gt. Atenderemos su solicitud a la brevedad.

13. Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso. Publicaremos la versión vigente en esta página, con su fecha de actualización.

14. Si usted contacta a NexoMed como posible cliente

Esta sección aplica a médicos, personal de clínicas y otras personas que escriben a la línea de WhatsApp de NexoMed (+502 5495 1194) o por el sitio web nexomed.com.gt para conocer el servicio. No aplica a los pacientes de las clínicas.

• Responsable: Evolve 47 AB (NexoMed).
• Datos que tratamos: su nombre, la clínica, su especialidad, su rol, el servicio que le interesa, su número de WhatsApp y el contenido de sus mensajes.
• Finalidad: atender su consulta, mostrarle el servicio y darle seguimiento comercial.
• Proveedores: Meta Platforms (WhatsApp), para el transporte de los mensajes; Google (Gemini), el modelo de inteligencia artificial que interpreta sus mensajes y genera las respuestas; y HighLevel, Inc. (GoHighLevel, EE. UU.), que usamos como sistema de gestión de clientes (CRM) y calendario. Estos proveedores pueden procesar sus datos en servidores fuera de Guatemala, por ejemplo en Estados Unidos.
• Para dejar de recibir mensajes: escriba BAJA en la conversación.
• Sus derechos: puede acceder a sus datos, rectificarlos, oponerse a su tratamiento o pedir que los eliminemos escribiendo a privacidad@nexomed.com.gt.

15. Contacto

• La clínica: aquella cuyo número de WhatsApp usted contactó.
• NexoMed: privacidad@nexomed.com.gt.